A Polícia Civil de Mato Grosso realizou, nesta sexta-feira (24), o descarte de aproximadamente 3 toneladas de documentos que perderam a validade, em uma empresa de reciclagem no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.
O segundo ato de eliminação de documentos públicos deste ano, foi realizado de forma criteriosa pelo Arquivo Central, da Diretoria de Administração Sistêmica da Polícia Civil, seguindo as determinações da Resolução n. 40 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Ao todo foram destruídas 615 caixas box, pesando 2,920 toneladas de documentos que passaram do prazo de guarda e cumpriram a temporalidade de acordo com o Código de Classificação de Documentos.
Os papéis referem-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 2008 a 2016, e que estavam acondicionado no Arquivo Central da Polícia Civil.
Todo material catalogado, sem valor e validade, foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente fragmentado em uma máquina específica e transformado em material reciclado.
O Arquivo Central localizado no bairro CPA III, em Cuiabá, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.
Descarte
O processo de eliminação de documentos é realizado de forma criteriosa, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.
A seleção dos documentos destinados ao descarte é feita pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, formada por servidores de diferentes áreas. O grupo analisa e define quais materiais podem ser eliminados, conforme a legislação e as normas de gestão documental, garantindo a preservação dos documentos que devem permanecer sob guarda do órgão.
A destinação final é estabelecida em tabela de temporalidade, bem como cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo o de guarda permanente.
A Lista de Eliminação passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.
O trabalho desenvolvido pelo Arquivo Central da Polícia Civil está alinhado às diretrizes da Instrução Normativa da Seplag, que estabelece procedimentos para a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo de Mato Grosso. A unidade já adota as medidas previstas na norma, voltadas à organização, preservação e administração do acervo documental.
Classificação dos documentos
São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas.
Os documentos são classificados como correntes (aqueles que constituem objetos de consulta frequente); intermediários, os que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes, de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.
